Há 7 boas práticas para reuniões online que são fundamentais para o home office, uma das novas rotinas incorporadas por conta da quarentena. Porém, esse assunto ainda gera muitas dúvidas.
Pensando nisso, separamos aqui algumas dicas que vão direto ao ponto e certamente vão te ajudar a deixar esses encontros virtuais tão ou mais produtivos que os presenciais. Vamos lá!
Estas são as 7 boas práticas para reuniões online:
1 – Planeje a sua reunião virtual
O primeiro passo é também o maior segredo para uma reunião online de sucesso: o planejamento. Faça uma pauta sobre quais assuntos serão abordados ou não e determine quem deverá participar.
Além disso, neste momento também é interessante já definir papeis: o que cada um fará durante o encontro? Quem ficará responsável pela ata (documento fundamental para consultas posteriores!)? Quem será o moderador do chat? Quem será o facilitador?
Envie o convite por e-mail para todos os participantes, contendo a pauta, as responsabilidades de cada um durante o encontro e o link para acesso na plataforma previamente selecionada.
Também é legal que todos saibam com antecedência quais são os combinados para o encontro. Por exemplo: manter a câmera ligada, o compartilhamento de tela, desligar o microfone quando não estiver falando (evita ruídos desnecessários), enviar mensagem no chat quando quiser falar etc.
Se você não planejar, não terá um encontro produtivo – e vamos combinar que isso vale tanto para o online quanto para o presencial, não é?
2 – Controle o tempo
Na reunião virtual ninguém tem mais a desculpa de “fiquei preso no trânsito”. Portanto, seja pontual e exija que todos também o sejam.
Não existe um limite de tempo ideal, mas reuniões objetivas têm, em média, de 30 a 60 minutos. Encontros mais curtos também são positivos pois o virtual nos exige mais foco e disciplina, logo, nos deixa mais cansados. Caso tenha que discutir um assunto muito extenso, procure dividir em duas reuniões.
Além disso, o ideal é manter o time sempre dentro da pauta para otimizar o tempo.
3 – Quebre o gelo
Para começar, procure ter um momento de conexão com os demais participantes. Sabe aquele quebra gelo inicial em que falamos sobre como está frio hoje? É isso mesmo. Seu nível de intimidade com as pessoas é que vai definir qual será esse tema, mais ou menos informal.
Lembre-se de também, ao longo da videoconferência, ser inclusivo: convide todos a participar. Caso note que há alguém mais quieto, faça uma pergunta. Nem todas as pessoas têm facilidade em se manifestar. Logo nesse início também é importante fazer a checagem técnica: todos estão se vendo e ouvindo bem?
Pode ser interessante que todos tenham que ligar suas câmeras ao iniciar a videoconferência como uma forma de se cumprimentarem. E então aos poucos as pessoas vão desligando ou podem manter ligadas se preferirem. Não sabe como pedir para alguém ligar a câmera sem ser invasivo? Você pode dizer “não estou te vendo”. A pessoa certamente ou ligará a câmera ou explicará o motivo pelo qual não o fez.
4 – Tenha (e exija) foco e disciplina
Pegava bem numa reunião presencial você ficar mexendo no celular? Claro que não. E na online é a mesma situação. É fundamental que todos os participantes estejam focados no tema em questão, sem fazer duas coisas ao mesmo tempo.
Você pode criar algumas recomendações para que todos sigam, como: fechar todas as janelas do computador, deixar aberto apenas o material que será utilizado para o encontro, deixar o celular com a tela virada para baixo e no silencioso ou modo avião, fechar a janela do WhatsApp web etc. Tudo isso ajuda a manter o foco. Ligar a câmera também faz com que você tenha uma obrigação em estar ali presente e prestando atenção.
Quando perceber que a conversa está fugindo da pauta, interrompa a distração e traga o foco de todos para o tema central novamente.
5 – Crie uma boa impressão
É claro que a gente não tem controle sobre a obra no vizinho, o cachorro que late, a música do caminhão de gás passando na rua, o escapamento da moto, dentre outras interferências. Mas há uma série de itens sobre os quais você tem controle e que jogam a seu favor! Por exemplo: você não vai para uma reunião no cliente descabelado, com cara de sono e de chinelo, certo? Então, estamos falando disso e muito mais.
Iluminação: se você estiver de costas para uma janela, seu rosto ficará na sombra. Caso a janela esteja em uma das laterais, um lado do seu rosto ficará iluminado e o outro não. Portanto, veja de onde vem a luz natural e como ela se modifica no decorrer do dia. No caso da iluminação artificial, às vezes vale investir em um ring light, aqueles anéis de LED que você posiciona atrás do computador ou do celular, fazendo com que seu rosto fique bem iluminado.
Vestuário: você já deve saber que o pijama não é bem-vindo na reunião, certo? Fora isso, vai depender muito da cultura da sua organização. Caso você trabalhe em uma empresa mais formal, vista-se de maneira formal. Caso trabalhe em um lugar mais descontraído, não há problema em usar camiseta, por exemplo. Porém homens sem camisa ou de regata e mulheres com blusas muito decotadas estão fora de cogitação em qualquer caso.
Evite ser pego de surpresa: esteja sempre apresentável, mesmo quando com a câmera desligada. E atenção à parte de baixo da roupa: você pode precisar se levantar durante a videoconferência.
Postura: dependendo de como você está, pode mostrar desleixo ou desinteresse pela reunião. A postura é uma linguagem não-verbal que comunica muito sobre você. Portanto, nada de ficar deitado na cama ou no sofá: tenha uma postura reta e ativa.
Local e plano de fundo: evite lugares bagunçados ou que mostrem algo que não seja apropriado.
6 – Use a tecnologia a seu favor
Com relação à tecnologia, também há uma série de itens que estão no seu controle e que podem te favorecer ou acabar com a sua reunião online. São eles:
Plataforma: pode ser que a sua empresa já tenha uma plataforma padrão. Mas caso contrário, escolha dentre as inúmeras opções (Google Meet, Microsoft Teams, Zoom, Skype, Whereby, apenas para citar algumas), pagas ou gratuitas, de acordo com o seu perfil e necessidade. Faça uma lista dos pré-requisitos para identificar melhor qual atenderá a sua demanda.
Internet: você precisa de uma boa internet para que os vídeos não travem. Entre em contato com a sua operadora e veja se não há um plano melhor ou mais vantajoso. Caso seja possível, procure conectar-se via cabo e não wifi. Também vale a pena investir em um bom roteador e ter à mão um chip 4G que possa rotear para o seu notebook.
Câmera, headset e microfone: estes são objetos indispensáveis para uma boa reunião online. Os notebooks já vêm equipados com esses itens, mas às vezes vale a pena investir em outros melhores. A câmera fica melhor posicionada em cima do computador. Os fones dão mais privacidade e evitam aquele eco chato. Um microfone direcional (igual aos de call center) é melhor do que os que vêm acoplados ao fone – esse último fica raspando na roupa e emite um ruído incômodo.
Faça um teste: pode ser com amigos ou familiares. Convide-os para um call e teste o seu microfone, câmera, internet, veja se o compartilhamento de tela está funcionando (podem ocorrer incompatibilidades).
Tenha um plano B, C, D…: e se o notebook falhar? Vai para o celular. O celular travou? Acessa via tablet. A internet caiu? Corre para o 4G. Tenha tudo em mãos para agir rápido em caso de uma pane.
Conheça as políticas de segurança da informação da sua empresa: você sabe quais são os programas adequados e seguros para transmissão de arquivos? Sabe como acessar a rede de forma segura utilizando uma VPN? Entre em contato com a equipe de TI da sua companhia que saberá como lhe orientar com relação a todos esses protocolos.
7 – Faça combinados com a família
Não importa se é marido, esposa, filhos, gato, cachorro ou papagaio. É fundamental conversar com a sua família sobre como será a sua rotina e em quais horários terá reunião.
Pensem em combinados com antecedência: por exemplo, “se eu estiver de fone ou com a porta fechada, não me interrompa”. Enquanto um estiver em uma chamada, o outro atende o telefone e a campainha.
Procure os melhores horários: às vezes as crianças tiram uma soneca no meio da tarde, o que acaba sendo um bom momento para realizar aquela conversa com a equipe.
Seja empático e compreensivo: nunca sabemos ao certo pelo que nossos colegas estão passando. Caso apareça uma criança do outro lado da tela, sorria e diga um oi. Caso a situação fique mais tumultuada, pergunte se a pessoa não precisa de alguns minutos para resolver a situação. Se o tumulto for do seu lado, peça uns minutos e desligue a câmera e o microfone enquanto soluciona. Nunca brigue ou grite com as crianças.
Ufa! Foi um verdadeiro guia, não é mesmo? Mas com essas adequações, temos certeza de que suas reuniões online serão muito mais prazerosas, eficientes e produtivas!
Caso queira saber mais sobre o nosso curso do Talks de Boas Práticas para Reuniões Virtuais, clique aqui e deixe o seu contato.
